ในการทำบัญชี เอกสารทางการบัญชีในแต่ละปี มักมีจำนวนมาก โดยเฉพาะกับกิจการที่มีขนาดใหญ่ ในทางกฎหมายมีข้อกำหนดในการเก็บรักษาเอกสารทางการบัญชีอย่างไร่ และมีโทษอย่างไรหากไม่จัดเก็บเอกสารทางการบัญชี การจัดเก็บเอกสารทางการบัญชี ตามกฎหมายบัญชี พรบ. 2543 กำหนดให้เก็บรักษาบัญชี และเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ ณ สถานที่ทำการ หรือสานที่ที่ทำการผลิตหรือเก็บสินค้าเป็นประจำ หรือสถานที่ที่ใช้เป็นที่ทำงานเป็นประจำ และต้องเก็บไว้ในที่ปลอดภัย ถ้าสูญหายหรือเสียหาย ต้องแจ้งสารวัตรบัญชีภายใน 15 วัน นับตั้งแต่วันที่ทราบ หรือควรทราบ กำหนดเวลาจัดเก็บ 1. สำหรับผู้ประกอบการจดทะเบียน ให้จัดเก็บเป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี นับตั้งแต่วันที่ได้ยื่นแบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือวันทำรายงาน 2. สำหรับผู้ประกอบการจดทะเบียนที่เลิกประกอบกิจการ จะต้องเก็บรักษาเอกสารทางบัญชต่อไปอีก 2 ปี นับตั้งแต่วันเลิกกิจการ โทษของการไม่เก็บรักษาเอกสารทางบัญชี ผู้ประกอบการที่ไม่เก็บรักษาเอกสารทางการบัญชี ใบกำกับภาษี รายงานภาษีซื้อ รายงานภาษีขาย รายงานสินค้าและวัตถุดิบ จะต้องระวางโทษทางอาญา ปรับไม่เกิน 2, 000 บาท สรุป การเก็บรักษาเอกสารทางบัญชี ควรเก็บไม่น้อยกว่า 5 ปี หากมีเอกสารสูญหาย หรือเสียหาย ต้องรีบแจ้งให้สารวัตรบัญชีทราบภายใน 15 วัน มิฉะนั้น อาจต้องโทษทางอาญา หรือโดนปรับได้นะคะ อ้างอิง
HIGHLIGHTS เอกสารบัญชีตามกฏหมายไม่ว่าจะเป็นในส่วนของกรมสรรพากรและกรมพัฒนาธุรกิจการค้า จะเขียนไปในทางเดียวกันก็คือจะต้องเก็บรักษาไว้ในน้อยกว่า 5 ปี แต่ทางอธิบดีก็มีอำนาจในการขอให้ขยายระยะเวลาเก็บเพิ่มอีกไม่เกิน 2 ปีเป็น 7 ปีได้ในกรณีที่อยู่ในระหว่างการตรวจสอบครับ ผู้ประกอบการอย่าเผลอไปทำลายเอกสารทิ้ง หรือทำเอกสารหายก่อนนะครับ สรุป 5 ปีเท่านั้น เว้นแต่… โดนสั่งให้เก็บเพิ่มแต่ไม่เกิน 7 ปี